Palvelut

Isännöitsijän tehtävät

Isännöitsijän tehtävät voidaan jakaa pääsääntöisesti kolmeen osaan: hallinnolliset, taloudelliset ja tekniset tehtävät. Hallinnollisissa ja taloudellisissa tehtävissä on erittäin paljon laissa määriteltyjä asioita mm. vastuukysymykset ja tietyt pelisäännöt asioiden hoitamisessa.

 

Lait määrittelevät kuitenkin monista tehtävistä vain vähimmäisvaatimukset, mutta Isännöitsijäkonttori Oy hoitaa tehtävät paljon laajemmin ja asiakkaitaan palvellen.

Hallinnolliset tehtävät

Kokoukset

Isännöitsijä hoitaa taloyhtiöiden hallituksen kokousten ja yhtiökokousten järjestelyt sekä osallistuu kokouksiin ja toimii niissä asioiden esittelijänä, asiantuntijana ja yleensä myös pöytäkirjan pitäjänä. Hallituksen kokousten pitämisestä ja ajankohdasta sovitaan joko edellisessä kokouksessa tai isännöitsijä sopii niistä hallituksen puheenjohtajan kanssa, kun käsiteltäviä asioita on ilmennyt. Isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja sopivat kokouksessa käsiteltävät asiat ja isännöitsijä valmistelee ne hallituksen kanssa sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Isännöitsijä laatii esityslistan ja toimittaa sen ja kokousasioihin liittyvät asiakirjat kuten esim. tarjousten yhteenvedot hallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta.

Isännöitsijäkonttori Oy:ssä huolehditaan, että hallituksen kokouksissa on käsiteltävänä viimeinen mahdollinen kuukauden kirjanpitotilanne, vastikepoikkeamaraportti, maksuvalmiustilanne sekä energiakulutusraportti.
Kokouksen jälkeen isännöitsijä panee hallituksen tekemät päätökset ensi tilassa täytäntöön, esimerkiksi suorittaa hankintojen tilaukset jne. Hän laatii kokouksesta pöytäkirjan ja toimittaa siitä jäljennökset hallituksen jäsenille.

Yhtiökokouksen määräajat määritellään osakeyhtiölaissa sekä taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksissä. Tarkemmat ajankohdat päätetään hallituksen kokouksissa yhtiöjärjestyksen määräämissä rajoissa ja isännöitsijä huolehtii, että kokouskutsut sekä kokousasioihin liittyvät asiakirjat, varsinaisissa yhtiökokouksissa tilinpäätösasiakirjat ja talousarviot, toimitetaan osakkeenomistajille yhtiöjärjestyksen määräämällä tavalla.

Isännöitsijäkonttori Oy:n nykyaikainen ATK-järjestelmä tulostaa nämä asiakirjat helposti luettavassa muodossa. Isännöitsijä valmistelee kokouksiin liittyvät asiat niin, että osakkeenomistajat saavat riittävät selvitykset kokousasioista.

Kokouksen jälkeen isännöitsijä panee yhtiökokouksen päättämät asiat täytäntöön. Hän laatii pöytäkirjat sekä yhtiökokouksen päätöksistä osakastiedotteen, joka toimitetaan osakkeenomistajille.

Sopimusasiat

Isännöitsijä huolehtii ja valvoo, että taloyhtiön hallintoon ja talouteen liittyvät sopimukset ja sitoumukset laaditaan asianmukaisesti ja yhtiön etujen mukaisesti. Tällaisia sopimuksia ovat mm. kiinteistön huolto- ja siivoussopimukset, jätehuoltosopimus, lämmön- ja sähkönostosopimukset, hissinhuoltosopimukset ja vakuutukset. Taloyhtiöiden sopimukset tehdään yleensä aina hallituksen kokouksen päätöksellä ja toimesta siten, että isännöitsijä valmistelee ja vertailee asiat ja esittää ne päätettäväksi ja allekirjoittaa ne asunto-osakeyhtiölain, osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen, yhtiökokouksen ja hallituksen antamien valtuuksien mukaisesti.

Isännöitsijä huolehtii oma-aloitteisesti siitä, että taloyhtiön talouteen merkittävästi vaikuttavat sopimukset kilpailutetaan riittävin väliajoin siten, että sopimusten sisällöt ovat tarkoituksenmukaiset ja hinnat kilpailukykyiset.

Isännöitsijäkonttori Oy pystyy suurella tilausvolyymillaan saavuttamaan sopimusasioissa huomattavia taloudellisia ja laadullisia etuja asiakkailleen.
Mikäli taloyhtiössä on asuntoja ja/tai tiloja, jotka voidaan vuokrata ulkopuolisille, isännöitsijä huolehtii vuokralaisten etsimisestä ja valmistelee vuokrasopimukset hallituksen hyväksyttäväksi tai vuokraa tilat hallituksen antamien valtuuksien mukaisesti.

Mikäli taloyhtiöiden sopimusasioissa syntyy riitoja, jotka vaativat esim. oikeustoimia, isännöitsijä valmistelee ja neuvottelee asiat. Hän sopii myös hallituksen kanssa esim. lakiasiaintoimiston käyttämisestä yhtiön etujen mahdollisimman hyvän valvonnan varmistamiseksi.

Valvonta-asiat

Isännöitsijä valvoo, että viranomaisten määräyksiä ja kaupungin ja taloyhtiön järjestyssääntöjä noudatetaan. Häiriötapauksissa isännöitsijä lähettää asukkaille huomautuksia määräysten noudattamisesta ja vakavissa rikkomuksissa hallituksen päätöksellä varoittaa niistä. Mikäli rikkomukset johtavat oikeustoimiin, käytetään lainopillista asiantuntijaa yhtiön etujen valvomiseen. Tällaisia toimia ovat myös huoneiston hallintaanotot ja häätötapaukset. Isännöitsijä ei kuitenkaan toimi poliisina, mutta hoitaa neuvottelijana ja asiantuntijana rikkomustapausten jälkiselvittelyt niiltä osin kuin ne koskettavat taloyhtiötä ja asukkaiden asumisviihtyvyyttä.

Isännöitsijä valvoo voimassaolevien sopimusten noudattamista, esim. kiinteistön huolto, siivous ja jätehuolto, ja huolehtii, että palomääräyksiä ja väestönsuojeluohjeita noudatetaan.
Isännöitsijä valvoo myös, että talon asukasluetteloa eli talonkirjaa hoidetaan määräysten mukaisesti. Talonkirjojen hoito on pääsääntöisesti kiinteistönhoitohenkilöstön tehtäviä, mutta isännöitsijä valvoo heidän toimiaan.
Asukasluettelon ylläpitäminen on tärkeätä mm. siksi, että oven avausta pyydettäessä voidaan tarkistaa pyytäjän henkilöllisyys ja se, että hän todella asuu huoneistossa.

Työsuhdeasiat

Mikäli taloyhtiöllä on työsuhteessa olevaa henkilökuntaa kuten talonmies ja /tai siivooja, isännöitsijä huolehtii työsopimusten laatimisesta hallituksen ohjeiden ja päätösten mukaisesti. Tämän jälkeen isännöitsijä huolehtii ja käyttää työnantajan työnjohto-oikeutta. Hän valvoo, että työehtosopimuksia, lakeja noudatetaan ja että työsuojelumääräyksiä noudatetaan ja sovelletaan oikein. Hän myös perehdyttää, kouluttaa ja opastaa henkilökuntaa sekä hoitaa sijaisjärjestelyt mm. vuosilomien aikana. Mikäli työsuhdeasioissa syntyy esimielisyyksiä, jotka vaativat järjestöjen neuvotteluja ja/tai oikeustoimia, käytetään asiantuntijoita yhtiön etujen valvonnassa. Isännöitsijä hoitaa neuvottelujen yms. käynnistämisen.

Ilmoitusvelvollisuudet

Isännöitsijä huolehtii monista viranomaisille tehtävistä ilmoituksista. Näitä ovat mm. kaupparekisterin muutosilmoitukset aina hallitusten jäsenten vaihtuessa, veroilmoitukset ja niihin liittyvät huoneistoluettelot, työnantajan vuosi-ilmoitukset ja työeläke ym. Vakuutusten vuosi-ilmoitukset, palkkakirjanpito ja niihin liittyvät tilastot ja muut viranomaisten pyytämät tilastot. Laajat yhtiöjärjestysten muutokset ja niihin liittyvät kaupparekisterin muutosilmoitukset hoidetaan yleensä hallituksen kanssa sovituissa puitteissa ulkopuolisten asiantuntijoiden toimesta.
Isännöitsijä huolehtii myös osakkeenomistajille ja asukkaille lähetettävistä tiedotteista sekä oma-aloitteisesti että hallituksen ja yhtiökokousten päätöksien mukaisista asioista.

Isännöitsijä ylläpitää lisäksi taloyhtiön osakeluetteloa. Hän huolehti, että osakkeiden myynnistä esitetään lain vaatimat asiakirjat, ennen kuin uusi omistaja voidaan merkitä taloyhtiön osakkaaksi. Osakeluettelon perusteella isännöitsijä laatii isännöitsijätodistukset.

Isännöitsijäkonttori Oy:n henkilökunta valvoo myös, että isännöitsijätodistuksen tilaajalla on oikeus saada isännöitsijätodistus; hänen on oltava osakkeenomistaja tai hänellä on oltava valtakirja tai toimeksiantosopimus todistuksen tilaamiseen.

Isännöitsijä huolehtii myös yhtiön arvopapereiden säilyttämisestä lain vaatimalla ja muutenkin asianmukaisella tavalla. Tällaisia asiakirjoja ovat mm. panttikirjat, joiden uudistamisesta isännöitsijä huolehtii hallituksen päätösten mukaisesti. Kiinnityksen uudistaminen annetaan yleensä joko pankin tai lakiasiaintoimiston tehtäväksi.

Isännöitsijäkonttori Oy:ssä yhtiön arvopaperit ja avaimet säilytetään turvallisissa kassakaapeissa ja toimistotilat on varustettu vartiointiliikkeeseen yhdistetyillä murtohälytyslaitteilla.

Tärkeä osa isännöitsijän tehtäviä on toimiston asiakaspalvelu.

Isännöitsijäkonttori Oy:n toimisto on avoinna jokaisena arkipäivänä ja asukkaat saavat aina yhteyden toimistoon. Isännöitsijäkonttori Oy:n isännöitsijät tavoittaa myös toimiston ulkopuolelta, koska heillä kaikilla on matkapuhelimet. Joskus on tilanteita, jolloin "omaa isännöitsijää" ei vuosiloman tms. takia voi tavoittaa. Tällöin on toimistossa nimetyt sijaiset, joten asiat hoituvat aina asiakkaan soittaessa toimistoon.

Taloudelliset tehtävät

Eräs isännöitsijän tehtävien tärkeimmistä osa-alueista on taloussuunnittelu ja laskentatoimi. Taloussuunnittelun näkyvin muoto on jokavuotinen yhtiökokouksessa käsiteltävä talousarvio. Lisäksi isännöitsijä suunnittelee ja toteuttaa vuoden mittaan taloyhtiön jatkuvan maksuvalmiuden ja parhaan korkotuoton huomioiden. Taloussuunnitteluun kuuluu myös laajempien, usean vuoden ajalle ulottuvien korjaushankkeiden rahoitussuunnittelu.
Laskentatoimi puolestaan sisältää perinteisen kirjanpidon sekä vastike- ja vuokrakirjanpidon lisäksi melkoisen joukon muita talousasioita: yhtiön laskujen hoitaminen, lainojen edellyttämät toimet kuten osakaskohtaiset velkaosuuslaskelmat ja lyhennyssuunnitelmien ylläpito, tilinpäätösten laadinta, talousarviovertailut useaan kertaan vuodessa, vastikerästiasioiden hoito, tarvittaessa perintä- tai varoitusmenettely sekä huoneiston haltuunottotoimiin päättyvät toimet ja eri tyyppiset mittariperusteiset laskutukset. Eräiden taloyhtiöiden osalta hoidetaan myös arvonlisäveroasiat laskelmineen ja tilityksineen.

Isännöitsijäkonttori Oy on hankkinut näitä tehtäviä varten nykyaikaiset tietojenkäsittelylaitteet ja –ohjelmistot. Toimisto seuraa alan kehitystä ja täydentää ohjelmistojaan tarvittaessa. Isännöitsijäkonttori Oy on järjestänyt isännöimiensä taloyhtiöiden osakkaille mahdollisuuden hoitaa vastikkeidensa maksut suoraveloitusjärjestelmää käyttäen.

Tekniset tehtävät

Isännöitsijän tekniset tehtävät jakaantuvat kolmeen pääryhmään: kiinteistön hoitotehtävien järjestelyt, kiinteistöjen kunnossapito sekä korjaus-, perusparannus- ja rakennusasiat. Hoitotehtävien järjestelyt merkitsevät päivittäisen kiinteistöhoitotyön toteutuksen taloudellisuuden ja tehokkuuden suunnittelua, suoritusten seurantaa ja tarvittavien muutosten vaikutusten toimeenpanoa.

Kiinteistön kunnossapitoasiat vievät suuren osan isännöitsijän ajasta. Hän seuraa kaikkia kiinteistön osien ja laitteiden kuntoa, teettää tarvittavat kunnossapito- ja korjaustoimenpiteet, järjestää erityyppisiä määräaikaiskatselmuksia ja –tarkastuksia ja laatii sovittaessa kiinteistön korjaussuunnitelman ja kustannusarvion.

Korjaus- perusparannus- ja rakennusasiat teettävät töitä kaikenikäisissä kiinteistöissä. Rakennuksen valmistumisvaiheessa isännöitsijä tutustuu piirustuksiin ja muihin rakennusasiakirjoihin sekä laitetoimittajan ohjeisiin. Yhtiön vuositakuuvaiheessa isännöitsijä havainnoi itse ja kerää asukkailta tietoja urakoitsijalle kuuluvista korjaustarpeista sekä sopii takuukorjausten suorittamisesta ja osallistuu tarvittaviin takuukorjauskokouksiin .
Kun taloyhtiön rakennukset ikääntyvät, isännöitsijä tekee taloyhtiön hallitukselle esityksiä eri kohteiden kunnossapitohankkeista. Yleensä taloyhtiön hallituksen kanssa sovitaan jo hankkeen alussa tarvittavan hankesuunnittelun, projektijohdon ja valvonnan tilaamisesta alan erityisasiantuntijoilta suuremmissa peruskorjausprojekteissa. Remonttivaiheessa isännöitsijän rooli korostuu osakkaiden edunavalvojana yhteistyössä asiakasyhtiön hallituksen kanssa. Suurempiin peruskorjaustöihin palkatun projektijohtajan tehtäviin liittyvät mm. tiedottaminen asukkaille remontin eri vaiheista, pitää yhteyttä isännöitsijän, urakoitsijan ja valvojan sekä tarvittaessa eri viranomaisten välillä, suorittaa työn yleisvalvontaa ja osallistuu työmaakokouksiin ja tarkastuksiin.
Isännöitsijäkonttori Oy on toteuttanut peruskorjausprojektimallin suurempien peruskorjuasten totetuttamiseen asiakasystävälliseen toimintatapaan. Tiedustele asiasta toimipisteiden vastuunalaisilta esimiehiltä.

Korjaushankkeiden takuuaikana isännöitsijä suorittaa korjatun kohteen kunnon seurantaa, sopii takuuajan lopulla tarvittavista takuukorjauksista ja osallistuu niiden vastaanottoon.

Vuosien mittaan Isännöitsijäkonttori Oy:n isännöitsijöille on kertynyt runsas tietomäärä erityyppisistä peruskorjaushankkeista. Tästä tiedosta hyötyy koko Isännöitsijäkonttori Oy:n asiakaskunta. Tämäkin on niitä hyötyjä ja etuja, joita taloyhtiö saa käyttäessään Isännöitsijäkonttori Oy:n palveluksia.

Edellä kuvattujen tekniikan osa-alueiden lisäksi isännöitsijä joutuu lähes päivittäin "pienten mystisten" ongelmien eteen asukkaiden ilmoittaessa erilaisista kiinteistössä tapahtuvista asioista. Usein kyseessä on esimerkiksi vesivauriotapaukset tai sisäilman laatua heikentävät ilmiöt. Näihinkin asioihin löytyy yleensä selkeä syy ja ongelmat saadaan poistettua.

Kunnossapitovastuu

Asunto-osakeyhtiölaissa on säännökset siitä kuinka yhtiön ja osakkaan välinen korjausvastuu jakaantuu. Pääsääntöisesti toimitaan siten, että rakennuksen korjaaminen ja kunnossapito kuuluu kiinteistön omistajalle eli yhtiölle.
Osakkeenomistajan korjausvastuuta on rajattu kahdenlaisten korjausten osalta. Yhtiön on korjattava rakenteesta johtuvat sisäpuoliset viat sekä huoneistoissa samantasoisina olevat johdot ja kanavat sekä vesihanat.
Osakkaan korjausvastuuseen kuuluvat siis huoneiston sisäpuoliset osat: seinä, lattia ja kattopinnoitteiden sekä kaikkien muiden huoneistoon asennettujen kiinteiden kalusteiden osalta kuten keittiökalusteet, wc-istuimet ja altaat. Edellä lueteltuun tekee poikkeuksen lattiapinnoitteiden osalta kylpyhuoneen lattia, mikäli se toimii samalla vesieristeenä. Yhtiölle kuuluu kylpyhuoneen lattian vesieristys.
Huoneiston ovien ja ikkunoiden korjaus- ja kunnossapitovastuu kuuluu ulkopuolisten osien kohdalta yhtiölle eli huoneiston ulko-oven sekä sen lukon korjausvastuu kuuluu yhtiölle, mutta sisäovien taas osakkaalle. Samoin menetellään ikkunoissa ja parvekkeen ovissa.
Korjausvastuun määräyksiä sovellettaessa tulee kuitenkin muistaa aiheuttamisperiaate. Jos vika tai vahinko on aiheutunut osakkaan syyksi luettavasta huolimattomuudesta tai laiminlyönnistä, ovat yhtiölle normaalisti kuuluvat korjauskustannukset perittävissä osakkaalta joko kokonaan tai osittain. Jos osakas laiminlyö ilmoittamisen yhtiölle sen korjattavaksi kuuluvasta viasta tai vahingosta, saattaa hän joutua korvaamaan laiminlyönnistä johtuneen lisävahingon.
Vuokaratun huoneiston osalta osakkaan vastuu yhtiöön päin ei muutu. Osakkaan ja vuokralaisen välisen vastuun jakautumisesta on säännökset huoneenvuokralaissa.
Suomen kiinteistöliitto on laatinut vastuunjakotaulukon, jossa on tarkemmat ohjeet korjaus ja kunnossapitovastuun jakautumisesta. Lisätietoja kyseisestä taulukosta saa Isännöitsijäkonttori Oy:stä.

Päivystäjän tehtävät

Asunto-osakeyhtiö ylläpitää tarkoituksenmukaista päivystysjärjestelmää sellaisten säännöllisten työajan ulkopuolella esiintyvien töiden varalta, joita ei voida ilman huomattavaa haittaa tai vahinkoa siirtää tehtäväksi säännöllisenä työaikana. Kustannuksen maksaja on yleensä taloyhtiö tai vian aiheuttaja (asukas). Päivystysaikana suoritetut työt ovat aina varsin kalliita.

Päivystysaikana suoritettavat työt

Huoltotilanteita, jolloin voidaan päivystysaikana käyttää huoltoyhtiön palveluja

Antenniviat

jos ne koskevat useita asuntoja.

Ilmastointiviat
jos huippuimuri aiheuttaa poikkeuksellisen kovalla metelillä häiriöitä asukkaille, päivystäjä hankkii korjauksen.

Hissiviat
aina jos ihmisiä on jäänyt hissiin tai ovi kuiluun on auki. Muissa tapauksissa sovitaan tapauskohtaisesti jatkotoimenpiteistä. Päivystäjä tilaa korjaajan tarvittaessa.

Järjestyshäiriöt
raput, yleiset tilat (ilmoitus poliisille)

Kylmäkellarit
jäähdytinlaitteiden toiminnan keskeytyessä laitevian vuoksi kutsutaan korjaaja paikalle.

Lämmitys (lämmityskaudella)
jos huoneiston lämpötila laskee alle +17 C tai jossakin on ilmeinen jäätymisvaara.

Ovenavaukset
asukkaille käteistä korvausta vastaan. Asukkaan on todistettava henkilöllisyytensä pyydettäessä.

Pesulat
pyykit ovat jääneet koneeseen.

 

Sauna
kiuas on täysin kylmä tai ovet ovat lukossa (sähkölukko ei aukea).

Siivous
lasinsirut, ulosteet ym.

 

Sähköviat
pääsulakkeen vaihto, jos yleisten tilojen tai ulkovalojen kaikki lamput ovat pimeänä. Autojen lämmityspistokkeet, jos useita pistokkeita on ilman virtaa ja pakkasta vähintään – 5 C.

 

Tulipalo
ilmoitus palokunnalle ja mahdollisen alkusammutuksen aloittaminen sekä palokunnan opastaminen palopaikalle.

 

Vesi
putkistovuoto, hana jota ei saa suljettua, kylmä- tai lämminvesi täysin loppunut tai lämminvesi täysin kylmää tai ylikuumaa.

 

Viemäri
täysin tukossa, vuotaa tai on poikki.

 

Talvikunnossapito
lumisateella huolehditaan porraskäytävien ulko-ovien avautumisesta (poistetaan lumi oven edestä), hiekoitetaan välttämättömät kulkureitit liukkauden yllättäessä.

Päivystäjä ryhtyy yllämainitussa tapauksissa välittömiin toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi. Päivystäjä tilaa korjaajan ja opastaa tämän paikalle. Yhtiönne päivystäjän yhteystiedot löydätte porraskäytävänne ilmoitustaululta. Mikäli tiedot puuttuvat ilmoittakaa siitä isännöitsijällenne.


Hyvää isännöintiä on...

…hoitaa asunto- ja kiinteistöyhtiöiden ja muiden kiinteistöjen juokseva hallinto, muut lainsäädännössä toimitusjohtajalle ja isännöitsijälle määrätyt tehtävät ja erikseen toimeksiantajan kanssa sovitut tehtävät.
isännöitsijän tulee noudattaa tehtävässään voimassa olevia lakeja ja asetuksia sekä viranomaisten antamia määräyksiä.
Isännöitsijä toimii hoitamansa yhtiön toimitusjohtajana.
Isännöitsijä tulee tarvittaessa käyttää asiantuntijaa.
Isännöitsijän tulee perustaa päätöksensä objektiiviseen harkintaan toimeksiantajansa edun mukaisesti.
Isännöitsijän tulee huolehtia siitä, että hänellä on käytettävissään tehokkaat ja ajanmukaiset menetelmät tehtävän laajuuden ja laadun mukaan.
Isännöitsijän tulee tiedottaa toimeksiantajalleen toiminnallisesti tai taloudellisesti merkittävistä kiinteistön hoitoon tai sen käyttöön liittyvistä asioista. Edelleen hänen tulee viivytyksettä vastata saamiinsa kirjeisiin ja tiedusteluihin. Erityisesti isännöitsijän tulee huolehtia siitä, että kiinteistön käyttäjille tiedotetaan järkevästä ja taloudellisesta kiinteistön käytöstä.
Isännöitsijän tulee hoitaa tehtävänsä aiheuttamatta toimeksiantajalleen tarpeettomia kustannuksia.
Milloin isännöitsijän haltuun on annettu toimeksiantajan varoja, ne on pidettävä erillään isännöitsijän ja muiden toimeksiantajain varoista. Toimeksiantajan varojen käytöstä tulee isännöitsijän pyydettäessä aina antaa tilityslaskelma. Toimeksiantajan varoja ja arvopapereita tulee säilyttää huolellisesti Ja turvallisella tavalla.
Isännöitsijällä tulee olla kiinteä toimipaikka, josta hän harjoittaa ammattiaan.
Isännöitsijän tulee tehtävässään suhtautua aktiivisesti ja palveluhenkisesti asiakkaisiinsa.

© Isännöitsijäkonttori Oy 2010